Chaque salarié consomme environ 80 kilos de papier par an
L’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise des Énergies) estime que chaque salarié utilise en moyenne 70 à 85 kilos de papier par an, soit l’équivalent de 3 ramettes de papier par personne et par mois.
Les bonnes pratiques en matière de gestion éthique des documents nous invitent à tendre vers le ‘zéro papier’, à éviter le gaspillage des ressources et donc à favoriser leur recyclage.
Mais qu’est-ce que l’éthique ?
L’éthique concerne la morale, les valeurs et les règles de conduite de notre société.
Les valeurs éthiques peuvent être appliquées personnellement et professionnellement. Par exemple, l’expression ‘avoir une éthique professionnelle’ renvoie une idée d’honnêteté, d’intégrité et, si l’on va plus loin, de respect de l’écosystème environnemental et de l’humain.
Comment se traduit l’éthique dans l’entreprise ?
Pour l’entreprise, l’éthique recouvre souvent des codes de bonnes conduites et des chartes éthiques qui engagent sa responsabilité sociale et sociétale. Ces documents sont construits sur des bases communes fondées sur la coopération, et qui permettent une harmonisation des comportements des collaborateurs.
Ces documents éthiques sont surtout utilisés en communication interne et permettent de communiquer l’engagement de l’entreprise vis-à-vis de pratiques responsables.
Comment pratiquer la gestion éthique des documents ?
Le travail sur documents en entreprise peut se résumer par les trois grandes catégories d’opérations :
Lors de toutes ces étapes, les documents peuvent être numérisés :
– en utilisant les mails pour leur réception et leur diffusion
– ainsi qu’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) pour les autres opérations.
De même, l’utilisation d’un logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) ou PGI en Français (Progiciel de Gestion Intégré) qui facilite la gestion de l’ensemble des processus de l’entreprise (fabrication, stock, ressources humaines, comptabilité, paies, commandes, achats, ventes, facturation…) facilite également la gestion numérique des documents liés à ces processus.
Les avantages de la gestion numérisée des documents
On pense bien sûr à l’économie de papier, mais c’est également une économie de gestion des imprimantes (fournitures et maintenance), de frais d’envoi, ainsi qu’un gain de temps pour la circulation et la recherche de documents.
Par ailleurs, le système est plus fiable : les documents sont tracés, non détériorés par diverses manipulations, accessibles par les salariés qui ont les droits d’accès et aisément stockés.
Les nécessités imposées par la dématérialisation des documents
Numériser les documents suppose de mettre en place des règles de nommage des documents à diffuser et à faire respecter par les collaborateurs pour faciliter leur stockage et extraction.
En outre, il est nécessaire de recourir à un système performant de sécurisation des données : gestion des droits d’accès pour le respect de la confidentialité des informations, gestion des modifications et des mises à jour, sécurité face au piratage informatique.
Les limites de la dématérialisation
Il n’en demeure pas moins vrai que la confiance dans le papier résiste encore, par habitude certainement. D’autre part, les documents longs (des rapports par exemple) sont plus faciles à consulter et à annoter lorsqu’ils sont présentés sur papier.
Certains formats (par exemple des plans d’architectes) se prêtent encore difficilement à une complète numérisation.
(Lien vers l’article : Tout n’est peut-être pas dématérialisable !)
Aux économies engendrées par la numérisation, il faut également rapporter les coûts issus, et souvent cachés, de la dématérialisation : coût de sécurisation des données et coût de maintenance des data centers.
Pour autant, la dématérialisation est une lame de fond qui ne peut s’empêcher d’avancer. D’autant que les documents numériques ont la même valeur juridique que les documents papiers, notamment grâce à la reconnaissance de la signature électronique.