Avec la crise sanitaire et son lot de confinement-reconfinement, les entreprises se sont adaptées aux solutions de visioconférence pour communiquer entre membres du personnel ou avec leurs partenaires extérieurs.
Si les solutions digitales ne manquent pas (Teams, Zoom, Skype, GoToMeeting, …) comment se présenter en visioconférence ?
Que ce soit pour des réunions d’équipes ou des rendez-vous virtuels, quels conseils appliquer pour rendre efficace ce travail en distanciel ?
Le matériel et les équipements :
La visioconférence nécessite tout d’abord une connexion Internet opérationnelle, ainsi qu’un ordinateur équipé d’une webcam et d’un logiciel idoine.
Être crédible face caméra suppose que vous maîtrisiez l’application informatique de visioconférence : lire la documentation, tester, expérimenter vous permettra d’activer rapidement ses principales fonctionnalités telles que le partage d’écran, la coupure son, la transmission de documents, l’utilisation du ‘chat’…
Outre cet équipement de base, qu’il faut absolument tester avant toute prestation en visioconférence, il est judicieux de prendre en compte les éléments suivants :
► la possibilité d’écouter et de prendre la parole sans équipement particulier, ou en vous équipant d’un casque avec micro. L’avantage d’un tel équipement est de mieux écouter vos interlocuteurs et de mieux être écouté par eux. Par ailleurs, un casque permet de masquer les bruits de fond qui vous entourent.
Pensez également à couper votre micro dans le logiciel lorsque vous ne parlez pas.
► l’éclairage : il est préférable d’utiliser la lumière naturelle. Pour cela, vous devrez vous positionner face à une fenêtre car votre visage doit être entièrement éclairé.
Mais attention au changement de temps ou à la tombée de la nuit qui vous éclairera à contre jour, et donc en ombre. Pour éviter cela, une lumière d’appoint latérale ou juste derrière votre ordinateur pourra limiter tout risque d’obscurité soudaine ou progressive. La mode actuellement est de s’équiper en ring d’éclairage Led.
► l’utilisation de 2 écrans simultanément : un écran pour la visioconférence et un écran pour la gestion de vos documents, dossiers, fichiers et fenêtres… que vous aurez éventuellement à partager.
► et si vous utilisez un smartphone pour la visioconférence, il doit obligatoirement être bloqué au mieux sur un trépied, ou contre un objet afin d’éviter tout mouvement d’image.
Votre environnement de travail :
La crise sanitaire a amené de nombreux salariés à télétravailler. Et il n’est pas toujours facile d’aménager un espace réservé au travail dans son habitation. Pourtant, en visioconférence, il est nécessaire de rendre son cadre de travail professionnel. Pour cela vous pourrez préparer votre installation en veillant à :
► être assis confortablement et dégager votre ordinateur devant vous. Une distance d’environ 1m50 permettra de dégager votre image en laissant des espaces en hauteur et sur les côtés. Vos yeux seront placés à hauteur de votre caméra d’ordinateur, ce qui pourra demander de surélever votre ordinateur portable à l’aide de quelques livres par exemple.
► éviter un décor d’arrière-plan très chargé. En effet, les plantes, objets et autres éléments de décoration sont distrayants pour vos interlocuteurs. Pour faciliter leur concentration sur les thèmes abordés, un décor d’arrière-plan uni, mais qui peut être coloré, est préférable.
► ranger les éléments de votre arrière-plan si votre espace d’habitation est petit : lit fait, étagères rangées (et si possible masquées), placards fermés… Votre image professionnelle de quelqu’un d’organisé doit transparaître dans le soin que vous apportez à votre cadre de vie.
► masquer votre arrière-plan : diverses solutions existent, comme flouter ce qui vous entoure, ou utiliser un arrière-plan virtuel disponible dans certaines applications de visioconférence. Attention à bien tester ces possibilités car le rendu laisse souvent à désirer : la personne est souvent figée et le décor bouge aux moindres gestes.
Souvent, l’utilisation d’un paravent de couleur unie est de loin la plus efficace.
Votre prestation en ligne :
Votre apparence, comme en présentiel, va jouer dans votre présentation virtuelle. Les principaux éléments à prendre en compte sont :
► le cadrage de votre image : tel un journaliste télé, votre visage doit de préférence être bien au centre de l’écran de votre ordinateur. Être centré dans l’écran donnera l’impression que vous savez ce que vous faites et que vous maîtrisez ce que vous dites. Vous devez apparaître en tête et épaules, avec possibilité que l’on voit vos mains lorsqu’elles s’animent.
► votre tenue sera adaptée à votre activité professionnelle et à vos interlocuteurs ‘visio’. En pyjama, on se sent forcément moins professionnel !
► la visioconférence débutera par la présentation succincte des participants, d’autant plus s’ils ne se connaissent pas, et le déroulé de la séance : points à aborder, décisions à prendre, suite qui sera donnée…
Toute prise de parole nécessitera d’articuler, de respirer et de s’exprimer en phrases courtes.
Pour inviter des pauses lors d’une réunion, il peut être judicieux d’intercaler des slides visuelles entre chaque thème abordé.
► éviter de regarder votre image sur l’écran, mais chercher à regarder souvent la caméra de votre ordinateur. En effet, vous donnerez ainsi l’impression que vous vous adressez directement à votre ou vos interlocuteurs, les yeux dans les yeux. Et c’est une preuve d’assurance.
► et si vous devez vous référer à des notes lors de la réunion ou du rendez-vous, vous les placerez à proximité de la caméra, ou sur votre deuxième écran informatique. Ses notes ne seront pas entièrement rédigées. Une liste de points clés à aborder est largement suffisante, mais écrivez gros pour vous faciliter la lecture à distance.
► la possibilité d’appliquer des filtres sur votre image. Les applications dédiées développent de plus en plus cette option. Avoir bonne mine, paraître maquillée… tout cela vous amènera à vous sentir plus à l’aise en conversation.
► pour éviter le trac lors de vos prises de parole, il est conseillé d’accrocher la photo de quelqu’un que vous aimez bien à proximité de la caméra afin de penser que vous lui parlez. Vous adopterez ainsi un ton aimable et proche qui vous fera oublier la distance avec vos interlocuteurs.
La visioconférence, comme lors de tout enregistrement vidéo, nécessite beaucoup d’énergie de la part de la personne filmée. Il faut donc se montrer deux fois plus dynamique face caméra.
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