A l’heure de développement du télétravail, en partie lié à la crise sanitaire de mars dernier, les entreprises se tournent vers des solutions numériques collaboratives pour gagner en efficacité.

Qu’est-ce qu’une ‘digital workplace’ ?

C’est un espace de travail collaboratif numérique qui permet d’organiser le travail des collaborateurs et favorise la communication à distance.

Les plateformes collaboratives proposent généralement des applications intégrées de :

– messagerie instantanée (ou chat)

– stockage et partage de documents (GED : Gestion Électronique des Documents)

– outils de gestion partagée de tâches, projets, notes, agendas, contacts, forums, actualités…

– et visioconférence.

Un environnement de travail sécurisé

Dans cet environnement numérique, chaque collaborateur accède, selon sa fonction, aux informations, documents et applications dont il a besoin pour travailler.

L’accès à la plateforme de travail collaboratif est sécurisé par identifiants et mots de passe. Chaque salarié n’a accès qu’aux fonctionnalités et documents adaptés à sa fonction dans l’entreprise. Son accès à la plateforme est donc adapté et verrouillé selon son profil d’utilisateur.

Les avantages des plateformes collaboratives

Si l’on pense en premier lieu à la communication, qui se traduit par une circulation des informations en temps réel, il faut ajouter la meilleure collaboration entre les utilisateurs. Gain de temps et donc économies, mobilité, simplicité d’utilisation sont les qualificatifs que l’on peut associer à ces solutions informatiques.

La digital workplace facilite l’organisation du travail par la distribution des tâches par exemple autour d’un projet, ainsi que le partage d’informations pour accroître l’efficacité collective. C’est ce partage de connaissances (Knowledge management) mais également d’expériences et d’expertises qui va permettre d’augmenter la productivité et l’efficacité des salariés.

Chacun peut interagir dans cet espace centralisé de documents, tâches, calendriers et discussions. L’objectif est de passer d’une efficacité individuelle à une efficacité collective démultipliée.

Les conditions d’utilisation

La mise en place d’une digital workplace, gérée par le service informatique pour les grandes entreprises, suppose que l’entreprise définisse des règles de gouvernance.

Des droits d’accès personnalisés, des règles de conduite sur la plateforme ainsi que la désignation d’un manager responsable de son fonctionnement favoriseront son pilotage. De même des consignes claires seront transmises à chaque collaborateur pour en faciliter l’usage.

Des exemples d’utilisation

Une digital workplace peut servir :

– à faciliter la communication interne et la gestion du travail entre les collaborateurs d’une entreprise,

– à partager des informations entre partenaires : clients, fournisseurs, donneurs d’ordre en cas de sous-traitance, consultants…

– à instaurer des relations privilégiées avec les clients par le biais de sondages notamment. Cela s’inscrit dans une démarche CRM (Customer Relationship Manager).

Les solutions ‘digital workplace’

Peut-être avez-vous déjà entendu parlé de Slack, Basecamp, Wrike ou encore Acollab ?

Si nous prenons l’exemple de la plateforme Slack, les fonctionnalités proposées vous donneront la possibilité notamment :

– de structurer les informations en canaux comme lorsqu’on entre dans un bureau par exemple : le service comptabilité, le service commercial…

– de créer des communautés de collaborateurs, clients, partenaires,

– de partager des documents et des applis,

– de rédiger des messages privés (fonction de ‘chat’)

– de discuter avec les membres de la plateforme…

Les plateformes collaboratives répondent à la place de plus en plus croissante que prend le digital dans nos vies et plus particulièrement dans nos vies professionnelles. Les outils collaboratifs facilitent l’organisation horizontale de l’entreprise, plus participative. Leurs fonctionnement en briques logicielles capables de communiquer entre elles rompent avec le fonctionnement des entreprise en silos (découpage par fonctions).

Comprenons aussi que le digital a un impact sur les métiers, nos compétences et nos modes de fonctionnement en général.