Avez-vous entendu parler de la 25e heure ? C’est l’heure que vous allez gagner chaque jour car, en mettant en pratique quelques techniques d’organisation, vous boosterez votre productivité. Mais la 25e heure, c’est avant tout le titre d’un ouvrage paru en 2017 (1re édition) qui révèle les secrets de ‘300 startuppers qui cartonnent’.
Les idées principales du livre ont déjà été résumées dans cet article.
Alors étudions ce que nous pouvons mettre en place concrètement dans notre organisation pour atteindre l’objectif de gagner jusqu’à 1 heure par jour. Et ce qui est plus difficile à réaliser et à atteindre.
Les nouvelles technologies, en prenant en charge les tâches répétitives, routinières et sans valeur ajoutée, libère du temps. Il est vrai que les traitements par lots (e-mailing, lettres types, outils de programmation d’envoi ou de publication…) qui demandent un investissement important en préparation au début, ainsi qu’un temps d’appropriation du ou des logiciels, permettent de traiter rapidement des travaux de même nature.
Les ToDoLists, qui permettent de noter à la fois nos idées et les tâches à réaliser, conduisent à un stockage externe des informations et évitent donc de nous polluer le cerveau. Les ToDoLists sur papier ou via une application informatique font gagner du temps car les informations sont centralisées grâce à un outil adapté. Elles permettent d’organiser notre temps de travail et d’être satisfait au fur et à mesure de son avancement. Car il ne suffit pas de voir le travail à faire, encore faut-il se réjouir du travail qui a été fait.
Prioriser 3 à 5 tâches importantes par jour évite de se disperser et oblige à ne pas surcharger ses journées en une liste toujours plus impressionnante de tâches à réaliser. Mais pour ce qui est de commencer par la tâche la plus difficile, c’est souvent plus compliqué. Comment être motivé en commençant sa journée par quelque chose qui nous rebute ?
Découper un projet en tâches et sous-tâches permet de mieux répartir le travail dans le temps et de connaître la satisfaction de rayer chacun de ces petits travaux une fois qu’ils sont accomplis. Par contre, il est nécessaire de travailler avec un outil de gestion de projets (de type Trello) qui permet de visualiser l’ensemble des tâches du projet afin de ne pas perdre de vue sa globalité et donc sa finalité.
Et cela contredit le conseil d’éviter de travailler sous forme morcelée. Qui dit morcelé, dit perte d’énergie. En effet, passer d’une tâche à une autre oblige de faire le deuil de la première tâche et de se préparer mentalement à la suivante : c’est une perte de temps et d’efficacité.
Tendre au ‘zéro mail’ dans sa boîte de réception permet également de gagner du temps car en 2 ou 3 fois par jour, lors des consultations de nos mails, nous pouvons :
– les traiter rapidement lorsque la réponse prend moins de 2 minutes,
– les classer pour une action ultérieure (Dossier ‘Pour action’)
– ou les classer en archives (Dossier ‘Archives’) s’il est utile de conserver l’information dans la durée.
Ne réaliser qu’une seule tâche à la fois permet de se concentrer uniquement sur cette tâche sans se disperser, ni être interrompu : un seul onglet d’ordinateur ouvert, protection contre les notifications du smartphone, s’isoler autant que possible, mettre son téléphone sur répondeur… sont de bonnes pratiques pour un travail de réflexion et de concentration maximales.
Mais en étant sollicités sans cesse par les solutions digitales (smartphone, Internet, réseaux sociaux, fonctionnalités vocales…) qui cherchent par tous moyens à capter notre attention, rester concentrer relève d’une volonté permanente.
Se protéger des ‘voleurs de temps’ est également difficile à tenir : en effet, dans une journée, il n’est pas rare d’être interrompu par des appels téléphoniques, des mails ou sms urgents, des visites impromptues. Et là notre gestion du temps, aussi efficace soit-elle, ne peut rien contre ces événements imprévisibles. Si le conseil de planifier uniquement 60 % de son temps (et de faire face à l’imprévisible dans les 40 % restants) est judicieux, il ne satisfait pas entièrement aux critères d’augmentation de la productivité. L’imprévisible n’a, par définition, jamais de limite de temps !
Ranger son bureau physique et virtuel, au moins une fois par semaine, favorise également la concentration, en plus de provoquer un sentiment agréable de travail accompli dans un cadre organisé. Des dossiers mal rangés signifient une perte de temps de recherche, et ne motivent pas à retrouver les informations.
Après la 25e heure, la mode est au slow working
Ces derniers temps, nous entendons de plus en plus parler de ce concept de ‘slow working’. Même si cette tendance n’est pas récente, elle répond au besoin de repenser son rapport au travail.
Le slow working ne signifie pas ‘travailler lentement’ comme la traduction littérale pourrait le faire penser, mais gérer son temps plus efficacement, ne pas travailler dans l’immédiateté et prendre du recul quant à son activité professionnelle.
Le slow worker exerce son activité sans s’agiter, travaille moins mais mieux, quitte le mode ‘multi-tâche’ source de fatigue et d’erreurs, et refuse les modes de communication inefficaces et chronophages (de type réunions visios interminables, e-mails incessants…)
Le slow working laisse la part belle à la réflexion sur son travail pour passer moins de temps sur l’opérationnel et donc plus de temps sur la stratégie.