Avec le confinement dû à la crise sanitaire, l’utilisation de solutions de signatures électroniques a fortement progressé. Avec la digitalisation des entreprises, c’est même un marché en pleine croissance.

Dans la pratique, comment fonctionne la signature électronique ? est-elle fiable ? quels sont les outils et les coûts d’utilisation de ce procédé ?

Avantages de la signature électronique

La signature électronique réduit les tâches chronophages (ou tâches non productives) c’est-à-dire l’attente inévitable pour faire signer un document. C’est un procédé flexible car utilisable à partir de tout équipement informatique (ordinateur, tablette ou smartphone), qui permet une meilleure traçabilité par la conservation du document signé et qui prouve que ce document a bien été signé. Enfin, c’est un procédé fiable qui évite les retards dans la circulation des documents et permet une collaboration plus fluide aussi bien en interne qu’en externe.

Mais la signature électronique, si elle fait gagner du temps (fini les parapheurs pour faire signer les documents !), permet également de réaliser des économies : fini l’utilisation de papier et d’encre, de mise sous pli, d’affranchissement et de déplacement à la Poste.

Toutefois pour l’utiliser, vous devrez faire appel à un prestataire de certification électronique qualifié. Les prix varient selon les prestations proposées.

Quels documents peuvent faire l’objet d’une signature électronique ?

Tous les documents qui reçoivent une signature manuscrite peuvent être utilisés pour être signés électroniquement : tout type de contrats, les devis, les bons de livraisons… mais également tous les documents officiels judiciaires, immobiliers…

Le procédé de signature électronique se différencie toutefois des documents que vous signez sur tablette à l’aide d’un stylet ou de votre doigt, car ce procédé utilise un système de cryptographie.

Le document est au format pdf, format reconnu au niveau européen, incluant les éléments de la signature électronique dans le document lui-même. Et la signature peut-être apposé à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Le destinataire reçoit le document par mail, ou par un lien dans un mail. Il visualise le document, coche la case des CGU (Conditions Générales d’Utilisation) qui valide qu’il a bien pris connaissance de ce document, puis il appose sa signature :

– soit grâce à un code qui lui est envoyé par sms,

– soit par le scan de sa signature qu’il possède dans ses fichiers,

– soit en signant avec la souris ou avec son doigt sur le pavé tactile du clavier d’ordinateur portable (touchpad) ou encore avec son doigt sur un smartphone.

Une fois signé, le document est renvoyé par mail à son émetteur.

Dans un process workflow, le document peut même suivre une circulation entre plusieurs collaborateurs pour validation ‘en chaîne’ et appositions de plusieurs signatures électroniques.

La valeur légale de la signature électronique

Le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Service) harmonise les pratiques à l’échelle des pays membres de l’Union Européenne. Il pose un cadre légal afin de protéger les parties, particuliers comme entreprises.

Ce règlement définit 3 types de signatures électroniques selon leur niveau de sécurité :

– la signature électronique simple : la plus utilisée et qui concerne les actes courants.

– la signature électronique avancée : plus sécurisée grâce à l’usage d’une certification numérique associée au signataire. Cette certification vérifie son identité et certifie que le document n’a pas été modifié. Ce type de signature est utilisé pour les documents juridiques ou entraînant des incidences financières.

– la signature électronique qualifiée : rarement utilisée car très contraignante, elle exige qu’une autorité de certification approuvée par le gouvernement vérifie et valide en face à face l’identité du signataire. Ce niveau de sécurité est utilisé pour des actes authentiques liés surtout au domaine judiciaire.

La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle repose sur un système de chiffrement à clé privée (qui sert à signer) et à clé publique (qui vérifie la signature). Elle permet d’identifier le signataire, de garantir la conformité du document et prouve que c’est bien ce document qui vous a été envoyé par cet émetteur.

Bref, un document signé électroniquement est moins falsifiable qu’un document papier !