En 2001, David Allen crée la méthode d’organisation GTD (Getting Things Done, ou ‘comment bien faire les choses’), un succès pour gérer son travail et ses projets.

Ce consultant américain, spécialiste de la productivité, présente un processus simple à mettre en œuvre, pour gagner en efficacité.

GTD en 5 étapes

1. Collecter

Cette étape de collecte d’informations, de documents et de toutes les ‘choses’ à faire aboutit à la création d’une liste de tâches (To Do List) complète de tout ce que vous devez réaliser.

Tout noter à un seul endroit, sur fichier informatique ou sur papier, libère votre esprit.

Si possible, hiérarchisez les tâches en leur affectant par exemple un chiffre de 1 (urgent) à 3 (peu urgent).

2. Traiter

Pour chaque tâche, se demander si elle requiert une action de votre part.

Si ce n’est pas le cas, jetez ou supprimez, rayez ou archivez la tâche.

Si c’est le cas et que la réalisation de la tâche prend moins de 2 minutes, réalisez-la immédiatement.

Pour une tâche qui implique une action de votre part de plus de 2 minutes, passez à l’étape 3.

3. Organiser : établir votre plan d’action

Pour chaque tâche demandant une action de votre part de plus de 2 minutes, planifiez sa réalisation en lui fixant une date de réalisation en fonction de votre charge de travail et d’une éventuelle date d’échéance à respecter pour la tâche.

Vous pouvez également déléguer cette tâche à un collaborateur en capacité de la réaliser, ou la planifier en l’intégrant à un projet de plus grande ampleur.

4. Réviser

Dans l’idéal chaque semaine, faites le suivi de l’avancement de vos tâches.

Dans cette étape vous procéderez à un bilan des tâches en cours et des tâches restant à réaliser.

Vous vous interrogerez sur votre méthode d’organisation personnelle : est-elle efficace ou peut-elle être améliorée ? Et vous procéderez à des réajustements, s’il y a lieu, pour gagner en efficacité.

5. Agir

La réalisation de vos tâches passe par la définition de priorités entre les tâches, votre temps disponible (de longs moments ou de courts moments disponibles par exemple entre des rendez-vous), votre niveau d’énergie (plus ou moins fatigué·e, plus ou moins motivé·e) et votre contexte de travail (des moments plus calmes ou des lieux de travail plus calmes).

La méthode nécessite de la régularité et de la ténacité. C’est un processus d’amélioration permanente, notamment dans son étape 4, qui doit être adapté à votre propre personnalité et à votre fonctionnement personnel de travail.

Pour en savoir plus :

Regardez une vidéo de présentation

Lisez le livre de David Allen ‘S’organiser pour réussir’ – octobre 2015